Как отличить подделку: проверка электронных документов и подписей

С развитием цифровых технологий подделка документов перешла в онлайн-формат. Как отличить фальшивку от оригинала и какие инструменты помогут в проверке? Разбираемся в деталях.

В связи с ростом популярности в современном мире онлайн-документооборота участились и случаи подделки файлов и подписей. В отличие от бумажных носителей, цифровые документы требуют особых способов проверки. Разбираем, как отличить оригинал от фальшивки и на что обращать внимание.

Как проверять электронные документы:

1. Проверка бланка документа. На официальном сайте ведомства, к которому относится документ, необходимо проверить бланк самого документа (шапка, шрифт, форма заполнения, номер данного документа, если имеется и пр.). Также можно проверить и само наличие данного документа на официально сайте.

2. Проверка печати. Сравнить печать необходимо с аналогичными документами, опубликованными в открытом доступе, а также просмотреть на наличие следов применения фотошопа.

3. Сверка подписи. Стоит обратить внимание на ответственное лицо, обратив особое внимание на соответствие его полного имени, должности и подписи реальным. Дальнейшая проверка проводится аналогично проверки печати.

Проверка электронной подписи

В последнее время стало популярно использование электронных подписей (ЭЦП) в электронных документах. Электронную подпись также можно проверить. Проверка нужна при получении любого документа, подписанного ЭЦП, для защиты от мошенников и недобросовестных контрагентов. Например, при получении договора от контрагента, заявки от участника аукциона или тендера, перед проведением платёжного поручения в банке.

Действительный сертификат электронной подписи позволяет: 

  • идентифицировать лицо, подписавшее документ;
  • подтвердить подлинность документа;
  • убедиться в том, что документ подписали не случайно;
  • призвать к ответственности лицо, подписавшее документ, в случае отказа выполнять обязательства; 
  • убедиться в том, что у ЭЦП не закончился срок действия.

Действительной электронной подписью считается та, что одновременно отвечает трём требованиям:

  • сформирована с применением сертификата, срок действия которого не истёк на момент оформления документа;
  • поставлена непосредственно владельцем сертификата и его личность можно определить;
  • сформирована непосредственно для данного документа, и он после этого не редактировался.

Как установить подлинность электронной подписи

  • С помощью специальных плагинов для Word, Excel, PDF.
  • Обратившись за услугой по проверке электронных подписей и сертификатов в официальные государственные порталы.
  • Используя интернет-сервисы различных удостоверяющих центров. Часто их создают удостоверяющие центры, электронные торговые площадки или разработчики криптопровайдеров.

В условиях роста кибермошенничества проверка электронных документов — не просто рекомендация, а необходимость. Используйте все доступные способы проверки: от визуального анализа до специализированных сервисов. Это убережёт вас от возможных финансовых и репутационных потерь.